دفتر اندیکاتور

در اداره‌ها دفتری که خلاصه نامه‌های فرستاده و رسیده را در آن ثبت کنند دفتر اَندیکاتور یا نامه‌نما می‌گویند.این کار جهت سهولت در شناسائی و تفکیک بهتر مراسلات انجام می‌شود.

پس از دریافت نامه از سوی اداره، پس از تعیین محل اقدام (ارجاع نامه) نامه‌ها به متصدی ثبت(اندیکاتورنویس) تحویل داده می‌شود. مسئول ثبت نامه‌ها تاریخ و شماره و خلاصه نامه‌های وارده یا صادره را در ستون‌های مشخصی ثبت می‌کند و شماره ترتیب دفتر توسط او به روی نامه‌ها زده می‌شود. دفتر اندیکاتور ساده معمولا شامل ۵ ستون می‌شود که به ترتیب مربوط به درج تاریخ ثبت، فرستنده نامه، شرح نامه، شماره نامه واصله ثبت، و شماره ردیف در نامه واصله است.

در طول سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی هیئتی فرانسوی و بلژیکی طرحی برای اصلاح نظام بایگانی ایران ارائه دادند و آن را به اجرا گذاشتند. بر طبق آن ادارات موظف شدند که دفاتر  و نامه‌نما داشته باشند. این روش هنوز هم ادامه دارد.

بخش‌های دفتر

دفتر نامه‌نما دارای صفحاتی بسته به نیاز سازمان است. قسمت‌های مختلف دفتر اندیکاتور نامه‌های وارده:

۱-شماره و ردیف.

۲- ذکر شماره‌های گذشته.

۳- تاریخ.

۴- صاحبان نامه‌ها.

۵- شرح نامه‌های رسیده.

۶- پیوست.

۷- ارجاع.

۸- شماره و تاریخ نامه‌های رسیده.

قسمت‌های مختلف دفتر اندیکاتور صادره:

۱-ستون شماره پرونده.

۲- عنوان نامه‌ها.

۳- شرح نامه‌های فرستاده.

۴- شماره‌های بعد/ گیرنده نامه.

۵- پیوست.

۶- تاریخ نامه‌های فرستاده.